2012-03-26 來源： 優(yōu)正博]
文件夾整理技巧 讓文件不再堆積如山
文件夾是整理文件時(shí)不可缺少的工具。商務(wù)文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夾來整理保存。雖然文件夾是大家都非常熟悉的工具，但是我們卻會常常弄錯(cuò)它的用法。因此，優(yōu)正博（http://www.shfudi.com.cn）首先為大家介紹文件夾的使用方法。
一般情況下，我們使用文件夾是為了整理資料，不讓信息擺放得零亂無章，或是為了妥善保存重要文件，避免出現(xiàn)折角情況。這樣的業(yè)務(wù)流程往往容易引起工作上的不便。
為了避免帶來工作上的不便，在使用文件夾整理文件時(shí)，應(yīng)該按照“不同項(xiàng)目”、“不同案件”分開整理。為A項(xiàng)目準(zhǔn)備A文件夾，為B項(xiàng)目準(zhǔn)備B文件夾。技巧就在于：絕對不要將不同項(xiàng)目的資料放入同一個(gè)文件夾之內(nèi)。
應(yīng)該有不少人都試過以上所說的方法吧。實(shí)際上，絕大多數(shù)的人都會遇到這樣的情況：文件夾不斷分類，數(shù)量不斷增多，漸漸堆積成山，最終導(dǎo)致工作無法順利展開。也許連文件自身都在呼喊著“要這樣堆到什么時(shí)候”。
信息不是用來儲存(保管)的，而是應(yīng)該讓它流動起來(處理)。只有靈活利用了，信息才有價(jià)值，僅僅整理是毫無意義的。正因?yàn)槭褂梦募A能妥善地保存文件，本來應(yīng)該流動利用的文件往往會在不知不覺中被儲存了起來，這是我們必須要注意的地方。
一般來說，有以下兩種方法：根據(jù)“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區(qū)分文件的分類方法和按日期區(qū)分的時(shí)間系列保管方法。但是，對一般人來說，采取這兩種方法非但不能充分利用信息，反而會導(dǎo)致文件不斷堆積。
在此，我們建議大家考慮“流動文件夾”。這是一種根據(jù)自己能處理的工作量來決定文件夾數(shù)量的方法。
有新文件(工作)出現(xiàn)的時(shí)候，如果不處理好已有文件夾的工作的話，就不能將新工作加入文件夾之內(nèi)。這樣一來就變成文件夾的數(shù)量決定自己可以處理的工作量。
比方說，假設(shè)現(xiàn)在已有10個(gè)文件，又新增了第11個(gè)文件，這時(shí)你就需要決定優(yōu)先處理哪個(gè)，哪個(gè)文件暫緩，“不作處理”。若是都決定延緩或是保留的話，文件夾就會不斷增多，信息也只會不斷堆積儲存，工作得不到有效處理，最終變得雜亂無章。
如果要將文件嚴(yán)密分類的話，必定會出現(xiàn)界限不明確的文件。若是設(shè)定詳細(xì)的規(guī)則，就只會變得越來越麻煩，直到無法繼續(xù)下去。為了避免出現(xiàn)這樣的情況，一開始就設(shè)定好能流動處理的數(shù)量，之后再根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)節(jié)，盡量不要超出這個(gè)數(shù)，這樣的方法既簡單又實(shí)用。
假如已經(jīng)堆積了八、九個(gè)文件，你就會開始著急，如果不趕快處理的話，就無法著手新的工作。這樣一來，工作效率也會自然而然地提高。也就是說，比起費(fèi)時(shí)間分類、整理工作和文件，還不如集中處理眼前的工作。
若是保存文件的話，不管有多少個(gè)文件夾都沒關(guān)系。
不過若是處理文件的話，絕對不能讓流動文件夾的數(shù)量超過自己能處理的工作量。要設(shè)定幾個(gè)流動文件夾是你必須好好考慮的問題。
一般來說，什么類型的文件夾都可以拿來使用。不過，對于需要與大量的紙質(zhì)資料打交道的人來說，選擇“超硬文件夾(帶插袋)”作為流動文件夾十分方便，因?yàn)檫@種文件夾插袋比較大，而且結(jié)實(shí)耐用。
如果是一般的文件夾的話，不僅容納的紙張有限，勉強(qiáng)塞進(jìn)去的話，接口處還會漸漸裂開。然而，換成超硬文件夾的話，附帶有10厘米左右的插袋，整理匯總的文件也能放得進(jìn)去。不過，雖然一個(gè)文件夾能收納大量的資料，但是不要忘記快速處理文件的訣竅在于絕不將不同工作混雜在一起。
再重復(fù)一次，清楚意識收入文件夾中的文件是要流動利用還是要堆積儲存，是非常關(guān)鍵的。千萬不要被文件夾可以用來收集保存的表象蒙蔽了。
在不經(jīng)意之間，文件夾常常被用于保管儲存資料，數(shù)量不斷增多。為了避免發(fā)生這樣的情況，最好有意識地將儲存和流動利用分開。流動利用的情況下，就使用“流動文件夾”來限定數(shù)量，從而避免發(fā)生工作停滯的情況。
